很多企业都在头疼档案管理。文件找不到。资料堆积如山。这很让人烦恼。
于是，大家想到了档案外包咨询。希望能解决这些问题。
但是，外包不是万能药。如果自己内部一团糟，外包也很难做好。
在找档案外包公司之前，你必须先解决这5个问题。
问题一：档案到底有多少？放哪里？
这是最基础的。
你必须搞清楚，你们公司到底有多少档案。是纸质的还是电子的？
它们现在都散落在哪些部门？是在仓库里，还是在员工的抽屉里？
如果不搞清楚这个，外包公司来了也会一头雾水。他们不知道该从哪里下手。
先盘点，再行动。
问题二：哪些档案是重要的？
不是所有的文件都一样重要。
有的文件关系到公司存亡，必须保管好。有的文件可能几年都用不上一次。
你得自己心里有数。哪些是核心机密？哪些是一般资料？
如果分不清轻重缓急，外包公司也会用同样的标准对待所有文件。这样既浪费钱，又没效率。
问题三：谁来负责档案管理？
外包并不意味着你就可以完全不管了。
你需要一个内部的对接人。这个人要懂业务，要能拍板。
外包公司只是执行者，真正的管理者还是企业自己。
如果内部没有负责人，外包过程中出了问题，就会互相推诿，没人解决。
问题四：现在的流程有什么问题？
为什么现在的档案管理很混乱？
是因为大家随手乱放？还是因为找不到归档的地方？
或者是没有明确的借阅和归还制度？
你得先找出导致混乱的根源。这样才能在引入外包后，建立新的、正确的流程。
否则，旧的问题解决不了，新的问题又会冒出来。
问题五：外包的目的是什么？
你想通过外包达到什么效果？
是为了节省空间？还是为了提高查找效率？或者是为了确保档案安全？
目标不同，外包公司的服务方案也不同。
如果你自己都说不清楚想要什么，就很容易被忽悠。最后钱花了，效果却不满意。
总结
档案外包咨询是个好工具。但它需要你先做好准备。
把这五个问题想清楚，写下来。再去和外包公司谈。
这样，你的档案管理才能真正从混乱走向有序。
